项目管理的重要知识点

　　项目整体管理，体现完整和善始善终的意思，所以整体管理是唯一贯穿启动到收尾所有过程组的知识体系，从项目启动到项目收尾项目整体管理都得管，对于微型项目来讲，其它项目知识体系或过程组都可以裁剪，但整体管理则是最小的过程集，每一个过程对项目来讲都非常重要。

　　在建立组织结构时，必须注意以下五个基本原则：一是组织结构必须反映公司的目标和计划;二是必须根据工作任务需要来设计组织结构;三是必须能保证决策指挥的统一;四是必须有利于全过程及全局的控制;五是必须考虑各种报告、汇报的方式、方法和制度。

　　1、职能式组织结构

　　层次化的职能式组织结构是一个金字塔形的结构，高层管理者位于金字塔的顶部，中层和低层管理则沿着塔顶向下分布。一个项目可以作为公司中某个职能部门的一部分，而这个部门应该是对项目的实施最有帮助或最有可能使项目成功的部门。该部门的负责人就是这个项目的行政上级。

　　这种结构的优点是：首先，在人员使用上具有较大的灵活性，只要选择了一个合适的职能部门作为项目的上级，该部门就能为项目提供它所需要的专业技术人员，而且技术专家可以同时被不同的项目所使用，并在工作完成后又可以回去做他原来的工作;其次，在人员离开项目组甚至离开公司时，职能部门可作为保持项目连续性的基础;第三，职能部门可以为本部门的专业人员提供一条正常的晋升途径。

　　这种结构的缺点：一是技术复杂的项目通常需要多个部门的共同合作，但这种组织结构在跨部门之间的合作与交流方面存在一定困难;二是这种组织结构使得客户得不到应有的关注，因为职能部门有自己的日常工作，使项目和客户的利益得不到优先考虑;三是职能部门的工作方式常常是面向本部门活动的，而一个项目要取得成功，其采取的工作方式必须是面向问题的;四是调配给项目的人员的工作积极性往往不是很高，项目任务不会被视为是他们的主要工作，有的甚至将项目任务当成额外的负担;五是在这种组织结构中，有时会出现没有一个人承担项目的全部责任，往往是项目经理只负责项目的一部分，另外一些人则负责项目的其他部分，最终导致协调困难的局面，这种困难局面会对客户要求的响应变得迟缓和艰难。

　　项目结构

　　2、组织结构

　　在SAP系统中，PS是个集成性非常高的模块，几乎与所有的模块都有或多或少的联系。对PS本身来说，并没有自己的组织结构，它是依赖财务模块和后勤模块而建立的。

　　从财务的组织结构上看，一个项目必须是属于一公司代码下的，而在该项目上发生的成本或是收入可以归集到一利润中心。同时，公司代码和利润中心同属于一个成本控制范围，且一个利润中心可以分配给多个公司代码。

　　从后勤的组织结构上看，一个公司代码下可以建立多个工厂，一个工厂下可以建立多个存储地点。此组织结构主要是用来定位项目上所发生的组件，比如物料、生产资源工具等等。而对于项目的库存，可以根据此组织结构指明到某一工厂下的某一存储地点。

　　3、项目定义和WBS元素结构

　　项目定义是项目的唯一标识，通过项目定义，决定了包含于其中的所有WBS元素的组织结构、计划方法、预算方式以及结算方法等等。而项目定义中的数据主要来源于“项目参数文件”，故创建项目定义时，务必要选择好适当的“项目参数文件”。

　　WBS是项目管理中的工作分解结构，其WBS元素即为工作分解结构单元，是项目细分的结果。WBS元素之间具有层次关系，通过层次，建立起它们的时间关系和成本关系。根据WBS元素的属性，可以定义为是否作为成本对象或是统计对象，是否有项目库存或是无项目库存等。甚至，也可以将一WBS元素转换为项目定义。

　　当项目较复杂时，在WBS元素之上还可以创建相应的“重大事件”，作为工程进度的某一转折点。工程中，有许多的工程图纸和项目资料等等，根据需要，可以以PS文本或文档的形式，挂接在相应的WBS元素上，供有关人员方便查询。

　　4、网络和网络活动

　　网络在SAP中是一个独立存在的实体。通过选择的“网络参数文件”，决定了该网络的网络类型、组织架构、计划或者实际成本核算变式，以及一些时间上排产的方法等等。网络中包含了在其中的网络活动的所有属性，网络可以有网络活动，也可以无网络活动。

　　若有，则为一个工程进度施工的完整网络。

　　若无，则只是一个网络头，一般无实际的意义。

　　网络活动也叫作网络作业，就是通常人们所理解的施工工序，通过对作业的排列，可以按照这样的排列完成一个项目。

　　网络活动可以分为四种类型：1)内部作业 2)外部采购作业

　　3)服务作业 4)一般成本作业。

　　内部作业主要是指通过公司内部人员完成的活动，一般有选定的工作中心，根据其作业的性质来进行完成该活动的成本估价;

　　外部采购作业主要是指由外包施工单位承包该公司的业务来完成的活动，可以通过建立采购订单的形式，向外部“购买”;

　　服务作业也就是外包施工单位承包的作业，只不过比外部采购作业更明细，其采购的金额可以具体到每个条款发生的金额;

　　一般成本作业是指除了前面三种作业之外的作业，比如工程中的会议活动，既不是公司内部通过工作中心完成，又不是向外部采购的，可以将该种作业定义为一般成本作业，只需要直接对它计价。

　　在网络活动中，根据业务的需要，也可以建立相应的活动要素。活动要素是从属网络活动的补充说明，但不是网络活动的细分。活动要素也可分为内部作业要素、外部采购作业要素、服务作业要素和一般成本作业要素，并不是说什么样的活动类型下只能建立什么样的活动要素，而是在每个网络活动的类型之下，都可以建立以上四种活动要素，即，并不是说内部活动下只能建立内部活动要素，而是也可以建立外部采购作业要素、服务作业要素和一般成本作业要素。其他的网络活动类型下建立相应的活动要素，道理一致。在系统中，活动要素独立占有网络中的网络活动号，但活动要素不参与整个网络的排产， 在SAP系统中，其主要还是用来作为成本归集的对象。

　　在工程项目中，为了具体反映出每一道作业中所需要的物料，在系统中可以直接在相应的网络活动下添加所需要的物料，以此构成项目成本计划的一部分。同WBS元素一样，在每个网络活动中，也可以建立各自相应的“重大事件”，以及挂接相应的PS文本和文档。不同的是，WBS元素没有所谓的关系，而网络中的各个网络活动，可以建立起各自的关系，通过这些关系，排出整个工程网络的施工计划。

　　5、WBS和网络结构

　　WBS和网络共同组成了一个完整的项目。倘若项目比较简单，也可以通过WBS或是网络各自完成搭建的项目。通俗地说，WBS元素就是规定了项目中应该做什么，而网络则指明某项工作应该怎么做，并具有一定的先后次序。如果一个完整项目中，既包括WBS元素，又包括网络作业，则两者之间需要建立起一定的联系。网络作业可以通过“分配”的方法挂接到某一WBS元素上，但WBS元素不能挂接在某一网络作业上，一个WBS元素上可以挂接若干个网络作业，但一个网络作业只能挂接在一个WBS元素上，WBS元素与网络作业的关系比例为：1：N.在系统中，往往在创建网络作业之前，都先创建一个网络，而此时的网络仅仅是一个网络头的概念。通过网络头的分配功能，可以将此网络头挂接到某一项目定义之下，也可以挂接到某一项目定义之下的具体的WBS元素上。若网络头挂接在某一具体的WBS元素上，那么在此网络之下创建的网络作业，系统会默认将这些网络作业分配到网络头所指定的WBS元素上。当然，按照各种业务的需要，也可以将网络作业分配到各自所属的WBS元素上。同理，作业要素也可以分配到各自所属的WBS元素上。

　　从时间上来讲，某一WBS元素的日期包含在其之下的网络作业的日期，排产当中，系统会考虑挂接在该WBS元素下的网络作业的相关日期，通过汇总，得到WBS元素的日期。

　　从成本上来讲，WBS元素和网络作业都是成本对象，他们之间可以通过“结算规则”这一桥梁建立起相互间的成本转移。由于网络作业往往都是挂接在WBS元素之下的，为了理清成本的来源或是去向，系统中可以将网络作业上发生的实际成本通过网络作业的“结算规则”结转到其所属的WBS元素上。这样，就可以清楚地通过WBS元素查看项目中发生的实际成本。

　　WBS元素与网络作业都是项目的主数据，在系统中都有各自的组织结构。如果网络作业挂接在WBS元素上，两者共同完成一个项目的话，系统也支持WBS元素和网络作业在不同组织结构下的成本结转，但从凭证上而言，这两个成本对象之间的成本转移只有CO凭证，并无FI凭证。

　　6、立项阶段

　　在系统中，有两种方式可以创建一个项目。一种是“复制项目”，另一种是“直接创建”。前者在创建实际使用的项目之前， 需要在系统中创建标准项目，即通常所说的模本。目前，JZGS的各个工程项目队根据各自的业务特点，分别由专人在系统中创建标准项目。标准项目的内容一定要全面，且准确，需要有关人员在系统中一一输入，用于创建实际项目的参照模本。若在“复制项目”过程中，同时也生成网络的话，还需要有关人员创建标准网络，并将标准网络挂接到对应的标准WBS元素下，这样，在复制项目的时候，系统通过参照标准WBS元素创建实际WBS元素时，也将会参照标准WBS元素下的标准网络创建实际的网络，其网络号由系统自动分配。若采用“直接创建“的话，只能在项目定义和WBS元素栏中手工一条条输入。有关WBS元素的层次号，则不需要手工输入，通过菜单中的“派生结构”的执行功能，即可自动生成层次号。

　　创建后的项目可以在系统里进行更改，比如基建确认等，需要核对WBS元素是否要增加或是删除等，然后更改系统的“用户状态”。“用户状态”是用来控制“系统状态”的有效工具。通过后台的配置，可以将“用户状态“设置为此时哪些业务是允许的，哪些业务是禁止的。财务处维护结算规则，若项目上发生的实际成本以后将形成固定资产的话，则结算规则的接收者为在建资产;若要形成的成本或是费用的话，则接收者为成本中心或是费用科目等等，在此维护好的结算规则，将在月末在建工程结转(结算)时发生作用，通过结算功能，把项目(WBS元素)上发生的实际成本转到对应的接收者上。这样，查看WBS元素的成本要素余额的话，将会是为零。

　　根据JZGS基建业务的需要，经过审批后的可研项目资金，需输入到系统当中，并作为计划版本为“Z1”。计划版本是为了适应多个计划而存在的，在系统中，一方面可以查看每个计划版本的计划金额，又可以将不同计划版本作比较，分析存在的差异和原因。

　　在项目需要开工之前，在系统中还需要做一项目“下达”工作。“下达”其实就是项目(WBS元素)的系统状态的改变，在不同的系统状态期间，有不同的业务处理范围。若在“下达”之前，系统中的财务记帐是禁止的，而“下达”后，将是允许的。之所以要下达，其目的就是表示该项目已经审批通过，并可以组织施工，让项目上发生实际成本。

　　7、概预算阶段

　　JZGS基建项目所做的概预算是由设计单位完成。而在SAP上的使用，无非就是将设计单位设计好的概预算导入到SAP系统当中来。从SAP功能角度讲，计划有多种方式：有单位成本核算、初级成本计划、作业输入、网络核算、结构计划等，这些计划的总和就是WBS元素上的计划总计。JZGS使用外部接口程序，将导入的概算，通过“上载”功能，写入到对应的WBS元素的总体“单位成本核算”中去，以此来表示项目上的计划资金。用该接口程序导入的资金有初涉概算、批复概算、预算、结算，其过程都是一样的，只是用计划版本加以区分，分别用Z2、Z3、Z4、Z5，以便在系统中可以查询和比较。

　　SAP中的预算，并不是单单指业务上的施工图纸预算，它在系统中所起到的作用完全是用来控制资金的。若要应用，则可将业务上设计好的预算(在SAP系统中叫计划)复制到SAP系统的预算中来，用这部分资金作为最大限制。在系统中，可以先作原始预算，也就是相对比较粗的，未经过审批的预算，然后，可以在系统中做一审批，释放所需要的预算。当然原始预算和批复过的预算都有总体的和年度的之分，总体数必须大于等于年度数之和。操作人员可以制定这么四种预算情况：总体原始预算、年度原始预算、总体释放预算、年度释放预算。但是，要使真正起到资金控制作用的，只有一种。那还将取决于客户化配置。

　　8、施工计划阶段

　　除了成本计划以外，一个项目还需要时间计划、物资计划、劳动力计划等等。时间计划主要用于网络上，通过网络活动之间的关系，系统会自动排出每个作业的最早开工、完工日期和最迟开工、完工日期。物资计划其实是同网络活动的时间紧密联系起来的。在系统中，每个网络活动中所需要的物料可以独立挂接在各自的网络活动中，并且物料的需求时间可以随着网络活动时间的改变而改变。比如，物料的需求时间可以与网络活动的最早开工时间或是最迟完工时间相一致，这样，在每一网络活动的开始或是结束，都可以保证项目上的物料需求。当在网络活动中分配物料的时候，系统会自动针对分配的物料创建一采购申请单，采购申请单上物料的评估价格乘以申请数量，就构成了网络中的计划成本，而这部分计划成本就是对应的WBS元素计划当中的“网络核算”那一部分的计划，只是其计划版本为系统默认的版本“0”。除了物料之外，还可以计划一些外部作业，这样的作业一旦输入，系统也会自动生成一采购申请，且号码与物料分配生成的一致。换言之，一个网络中，系统会自动生成一张采购申请单，其中有包括物料的，也有外部采购作业的等等。因此，实际操作中，只要查看采购申请单，就可以知道该网络中需要外部采购的所有物料和作业。当采购部门需要创建采购订单时，就可以参照网络中自动生成的采购申请，选择所需要的物料或是作业，一一采购

　　项目中的外包服务合同，其实质就是采购订单的一种，只不过是凭证类型变化罢了。正是由于凭证类型和“标准采购订单”类型的不同，致使在行项目中不能输入物料编码，以这种方式区分一般的物料采购订单，形成所谓的服务采购订单。在服务采购订单的每一行项目之下，都有许多服务条款，由它们组成了该行项目的工作内容以及资金总额。每一服务条款根据自身的特点，发生实际费用时财务记帐的会计科目和成本对象可以不一样，当查看服务条款所属行项目的“帐户分配”时，会发现其服务条款的帐户分配比例。一张服务合同需要完成的任务，实质上就是完成各个服务条款所归定的内容。

　　9、施工管理阶段

　　该阶段在SAP中完成的内容主要有物资部门的发货、基建人员的作业确认、服务合同的维护、财务人员发票校验以及月末在建工程结转。本阶段也就是项目上发生实际费用的阶段，通过系统设置的“过渡科目”(8001000000-8006000000)记帐，生成FI凭证，同时，由于这些科目设有对应的“初级成本要素”，会生成相应的成本要素凭证以及利润中心凭证。若需要查看当前项目上的成本总额，只需查看与项目有关的成本要素报表。

　　项目中的发货，大多数是参照预留发货的。发货后，系统自动生成财务凭证。而凭证上的记帐科目，是由预留中每个行项目对应的总帐科目决定的。基建人员的作业确认，其实就相当于基建项目的现场管理，对作业进度的一个记录。若作业确认当中，需要考虑内部人工费的话，根据系统配置，也可以自动生成的相应的费用凭证。但是，目前JZGS并没有考虑这一内容，所以在作业确认过程中，只对每道作业的开始和结束时间进行了确认。而基建项目当中的质量管理，在系统中也是通过作业确认的方法来实现，只是把质量管理的过程当作一些作业来完成。

　　由于系统的配置，创建服务合同时，所选择的“帐户分配码”为“Z”的服务合同，是非估价的，所以在服务合同维护并批准后，系统并不会自动生成相应的财务凭证，等到财务人员针对服务合同做完发票校验后，系统才生成 D:费用科目 C：应付科目，并将费用科目的成本归集到服务条款所维护的帐户分配中去。

　　当项目上发生实际费用了，在每个月的月末将那些记帐在过渡科目上的成本结转到在建工程科目上来。由于做决工决算，程序编写的需要，结转项目上的成本是通过一过渡科目(8009*)结转的，并没有将原先的成本要素转出。但是，从成本要素总额来看，结转后的余额还是为零的。

　　10、竣工决算阶段

　　项目完成后，设备投入使用，但还没有做最后验收，需要暂估。而在SAP中，也就是相当于做“在建工程资本化“，即将在建资产的价值转到其他资产上，开始计提折旧。当最后做竣工决算的时候，系统是通过JZGS的外部接口程序来完成的。首先，通过“上载”功能完成固定资产的创建，然后，在对应的暂估资产栏中输入需要转出的暂估资产号。在系统运行决算时，根据绍兴局提供的竣工决算方法计算出每个资产的价值，再做一资产转帐，将暂估资产以计算出来的金额转入到最后的固定资产中去。最后，关闭项目，项目上就再也不会发生实际成本，或是创建服务合同等等。也就是不能对立项时创建的项目进行编辑，只能查看。而这一关闭工作，无非就是对项目的系统状态的改变，而在项目(WBS元素)的不同系统状态下，可以执行的业务处理也是不相同的，这是由SAP程序编写。

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